Karar defteri, kat malikleri kurulu toplantılarında alınan kararların resmi kaydıdır ve hukuki bir belgedir. Doğru tutulmayan bir karar defteri, alınan kararların iptal edilmesine, yöneticinin sorumlu tutulmasına ve bina yönetiminin çıkmaza girmesine neden olabilir. Bu rehber, karar defterinin hukuki geçerlilik koşullarını ve doğru kullanım esaslarını kapsamlı biçimde açıklamaktadır.
Karar Defteri Nedir ve Neden Zorunludur?
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun 32. maddesi, kat malikleri kurulunun kararlarının bir deftere yazılmasını ve toplantıda hazır bulunan maliklerce imzalanmasını zorunlu kılar. Bu defter, noter onaylı olmalıdır. Onaysız deftere yazılan kararların hukuki geçerliliği tartışmalıdır.
Adım 1: Defter Temini ve Noter Onayı
Karar defteri, herhangi bir kırtasiyeden temin edilebilecek ciltli ve numaralı sayfalı bir defter olmalıdır. Kullanıma başlamadan önce notere tasdik ettirilmesi zorunludur. Defter bittiğinde yeni bir defter açılır ve yine noter onayı alınır.
Adım 2: Toplantı Bilgilerinin Kaydı
Her toplantı kaydının başına şu bilgiler yazılmalıdır: toplantı tarihi ve saati, toplantı yeri, toplantı türü (olağan veya olağanüstü), katılımcı listesi (ad-soyad ve bağımsız bölüm numarası), vekaleten katılanların bilgileri ve gündem maddeleri.
Adım 3: Kararların Açık Biçimde Yazılması
Her gündem maddesi için görüşme özeti ve alınan karar net olarak ifade edilmelidir. Belirsiz ifadelerden kaçınılmalı, kararın kapsamı, süresi ve sorumlusu açıkça belirtilmelidir. Örneğin "Çatı onarılacaktır" yerine "Çatı membran izolasyonunun XYZ firmasına 45.000 TL bedelle yaptırılmasına, işin 30 gün içinde tamamlanmasına oy birliğiyle karar verildi" şeklinde yazılmalıdır.
Adım 4: Oylama Sonuçlarının Kaydı
Her karar için lehte, aleyhte ve çekimser oy sayıları mutlaka belirtilmelidir. Muhalefet şerhi koymak isteyen kat maliklerinin beyanları da deftere geçirilmelidir.
Adım 5: İmza Süreci
Toplantı tutanağı, toplantı başkanı ve katip üye tarafından imzalanır. Ayrıca toplantıda hazır bulunan kat maliklerinin de imzalaması gerekir. İmza atmayan maliklerin durumu tutanağa not düşülmelidir.
Sık Yapılan Hatalar
- Noter onaysız defter kullanılması
- Kararların sonradan yazılması veya değiştirilmesi
- Katılımcı listesinin eksik tutulması
- Oylama sonuçlarının kaydedilmemesi
- Sayfaların koparılması veya defterin kaybolması
Hukuki danışmanlık hizmetimiz kapsamında, kat malikleri kurulu toplantılarının organizasyonunu ve karar defteri tutulmasını profesyonel standartlarda yürütüyoruz. Yöneticinin görevleri arasında karar defterinin düzgün tutulması da yer almaktadır.